Wie auch in den vergangenen Jahren hat das Durchführungsreferat 203 im Bundesamt alle Zentralstellen im Hinblick auf das bevorstehende Sommerhoch über Neuigkeiten informiert sowie an bestehende Arbeitsprozesse und Fristen erinnert. Diese Hinweise möchten wir an Sie mit der Bitte um Beachtung weitergeben.
Dadurch unterstützen Sie eine schnelle Bearbeitung im Bundesamt.

I Allgemeine Hinweise

1. Grundsätzliches

• Damit wir Ihre Schreiben dem richtigen Vorgang zuordnen können, versehen Sie alle Mitteilungen an das Bundesamt bitte mit der Freiwilligenkennung.
• Bitte übersenden Sie aus Datenschutzgründen keine Schreiben oder E-Mails, die mehrere Freiwillige betreffen, sondern erstellen Sie für jede Person eine separate Mitteilung.
• Kündigungs- und Auflösungsgesuche, Informationen zu nicht erfolgtem oder geändertem Dienstantritt sowie zu Tagen ohne Erstattungsanspruch können Sie wegen ihrer Zahlungsrelevanz unverzüglich per E-Mail an referat-203[at]bafza.bund.de senden.
• Im Informationsportal der Zentralstelle stehen Ihnen alle notwendigen Vordrucke (u.a. zur Änderung, Auflösung und Verlängerung) zur Verfügung.
• Zur Beratung stehen Ihnen die zuständigen Berater/-innen im Außendienst der Zentralstelle BAFzA zur Verfügung. Die für Sie zuständige Person können Sie unter https://www.bundesfreiwilligendienst.de/bundesfreiwilligendienst/beraterinnen-und-berater ermitteln.

2. Freiwilligenvereinbarungen

Bitte reichen Sie die Vereinbarungen unverzüglich nach Buchung in der BFD-Online-Anwendung, vollständig ausgedruckt und mit den erforderlichen Unterschriften versehen bei der Zentralstelle BAFzA ein. Nur so kann eine rechtzeitige Bearbeitung gewährleistet werden.
Wird seitens der Zentralstelle BAFzA eine Korrektur oder Ergänzung der Vereinbarung angefordert und Sie stellen bei der Überarbeitung fest, dass der geplante Dienstbeginn wegen des zeitlichen Verzugs nicht eingehalten werden kann, wird aus Gründen der Rechtssicherheit eine Anpassung der Dienstzeit empfohlen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Änderung von der EST und der freiwillig dienstleistenden Person unterschrieben sein muss.

Übersenden Sie eine die Vereinbarung in dreifacher Ausfertigung an das BAFzA.
Vertragliche Absprachen, die zwischen den Einsatzstellen und den Freiwilligen zeitgleich zum Abschluss der Freiwilligenvereinbarung getroffen werden (Nebenabreden), sind nicht Bestandteil der BFD-Vereinbarung. Dementsprechend bedarf es keiner Übersendung derartiger Dokumente an das Bundesamt.

3. Genderneutrale Anrede

Bitte wählen Sie als mögliche Anrede für die freiwillig dienstleistende Person und ggf. die gesetzliche Vertretung in der Vereinbarung und im Beiblatt „männlich/weiblich/divers/keine Angabe“ aus. Die Auswahl „keine Angabe“ bedeutet laut § 22 Abs. 3 Personenstandsgesetz, dass eine Person sich weder dem weiblichen noch dem männlichen Geschlecht zuordnet. Treffen Sie diese Auswahl auch nur in einem solchen Fall. Fehlt die Angabe der Anrede gänzlich, so ist die Vereinbarung nicht genehmigungsfähig und muss leider zurückgesandt werden.

4. Teilzeit unter 27 Jahren

Teilzeit unter 27 Jahren ist nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses möglich. Bitte füllen Sie daher den entsprechenden Vordruck zur Bestätigung des berechtigten Interesses aus und übersenden diesen an das Bundesamt. Dokumente zum Nachweis sind ausschließlich in der Freiwilligenakte der Einsatzstelle aufzubewahren. Sie sollen nicht an das Bundesamt übersandt werden.
Bei Teilzeit ist das Taschengeld bezogen auf den gesetzlichen Höchstbetrag zu kürzen. Eine anteilige Kürzung ist nicht erforderlich.
Falls der Teilzeit-BFD in einer 3- oder 4-Tage-Woche geleistet wird, so ist es für die Berechnung des Urlaubsanspruchs sinnvoll, dies auf der Vereinbarung zu notieren.

5. Vordienstzeiten

Bitte erkundigen Sie sich vor Abschluss der Vereinbarung stets, ob die freiwillig dienstleistende Person bereits einen BFD oder einen Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz (JFDG) geleistet hat. Diese Dienstzeiten werden auf die mögliche Gesamtdauer des BFD von 18, bzw. 24 Monaten angerechnet.

6. Sachleistungen

Stellt die EST unentgeltlich Unterkunft oder Verpflegung zur Verfügung, sind die für das jeweilige Kalenderjahr gültigen Beträge nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) in der Freiwilligenvereinbarung einzutragen.

7. Verlängerungen oder Änderungen von Vereinbarungen

Verlängerungsanträge müssen vor dem regulären Dienstende im Bundesamt eingehen, da nach Ablauf der ursprünglichen Dienstzeit eingegangene Anträge nicht genehmigt werden können.
Änderungsanträge benötigen die Unterschrift der EST und der freiwillig dienstleistenden Person. Die beantragten Änderungen werden erst mit der schriftlichen Bestätigung durch das Bundesamt wirksam. Rückwirkende Änderungen sind nicht möglich.

8. Wechsel der Einsatzstelle

Während einer laufenden Vereinbarung kann die EST nicht gewechselt werden. Es besteht aber die Möglichkeit, die laufende Vereinbarung zu beenden und eine neue Vereinbarung mit einer anderen Einsatzstelle mit einer Mindestlaufzeit von sechs Monaten abzuschließen.

9. Kündigungen

Die Kündigung der Freiwilligenvereinbarung bedarf der Schriftform und kann nur durch die Vertragsparteien (Bundesamt und freiwillig dienstleistende Person) erfolgen.
Die Kündigung durch die freiwillig dienstleistende Person bedarf der Unterschrift. Bei Minderjährigen ist zur Wirksamkeit der Kündigung zusätzlich die Unterschrift der gesetzlichen Vertretung erforderlich.
Die EST kann die Kündigung beim Bundesamt unter Angabe einer Begründung beantragen. Anträge auf Kündigung sind mit der Unterschrift der EST oder ihres Rechtsträgers zu versehen. Das Bundesamt entscheidet, ob ordentlich oder ggf. fristlos gekündigt wird und legt den Kündigungstermin unter Berücksichtigung der geltenden Fristen fest. Für die Berechnung der Frist wird auf den Eingang der Kündigung im Bundesamt abgestellt.

10. Auflösungen

Zur Auflösung der Freiwilligenvereinbarung können die EST und die freiwillig dienstleistende Person ihr Einvernehmen erklären. Auch die einvernehmliche Auflösung wird erst nach Bestätigung durch das Bundesamt wirksam. Die Auflösung ist mit den Unterschriften der EST, bzw. des Rechtsträgers und der freiwilligen Person, bei Minderjährigen zusätzlich mit Unterschrift der gesetzlichen Vertretung, zu versehen.
Teilt die freiwillig dienstleistende Person der EST mit, den Dienst beenden zu wollen, so leiten Sie diesen Wunsch mit dem Zusatz „Einverstanden“ an das Bundesamt weiter, damit er als Auflösung bearbeitet werden kann.

11. Dienstzeitbescheinigung (DZB)

Bei vorzeitiger Beendigung des BFD können DZB und Dienstzeugnis durch die EST erst ausgestellt werden, nachdem die Bestätigung der vorzeitigen Beendigung durch das Bundesamt vorliegt. Bitte überprüfen Sie anlässlich der Erstellung der DZB, ob Dienstbeginn und -ende mit den dem Bundesamt mitgeteilten Daten übereinstimmen.
Dienstzeitbescheinigungen senden Sie bitte an das elektronische Postfach BFD-ZST[at]bafza.bund.de

II Internationale Freiwillige (Incomer)

1. Kennzeichnung als Incomer/internationale(r) Freiwillige(r)

Bei der Erfassung der Vereinbarung muss diese im Feld „Internationale Freiwillige (Visumspflicht)“ entsprechend gekennzeichnet werden! Zusätzlich kennzeichnen Sie bitte die oberste Seite (Präambel) bzw. das oberste Blatt des Vorgangs deutlich sichtbar mit dem Zusatz „Visum“ oder “Incomer“ (auch Au-Pair). Diese Kennzeichnung gilt ebenso für EU-/EWR- und Schweizer Staatsangehörige, sofern sie ihren Wohnsitz nicht in Deutschland haben.

Internationale Freiwillige benötigen für die Durchführung des Bundesfreiwilligendienstes (BFD) einen Aufenthaltstitel (Visum), der sie zur Erwerbstätigkeit berechtigt. Der erforderliche Aufenthaltstitel kann in Deutschland nur dann erteilt werden, wenn die internationalen Freiwilligen mit einem zweckentsprechenden Visum eingereist sind. Auch internationale Freiwillige, die sich schon in Deutschland befinden müssen sich für den BFD einen zweckentsprechenden Aufenthaltstitel ausstellen lassen. Ein Aufenthaltstitel für einen anderen Aufenthaltszweck (z. B. Au-Pair-Aufenthalt oder Studium) berechtigt nicht zur Ableistung des BFD.
Staatsangehörige der EU, des EWR (dazu gehören die Nicht-EU-Staaten Norwegen, Island und Liechtenstein) sowie der Schweiz sind vom Erfordernis der Beschäftigungserlaubnis ausgenommen.

2. Sicherstellung des Lebensunterhalts

Ein Aufenthaltstitel für die Ableistung eines BFD darf in der Regel nur erteilt werden, wenn der Lebensunterhalt gesichert ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 Aufenthaltsgesetz).
Die EST muss prüfen, ob Unterkunft und Verpflegung für den Aufenthalt in Deutschland sichergestellt sind. Dies ist über mit dem Vordruck „Bestätigung der Sicherstellung von Unterkunft und Verpflegung eines internationalen Freiwilligen“ aus dem Informationsportal der Zentralstelle BAFzA für die Botschaft bzw. die Ausländerbehörde zu dokumentieren, damit die internationalen Freiwilligen bei der Beantragung des Aufenthaltstitels alle Unterlagen vollständig vorlegen können.
ggf. muss die EST die BFD-Vereinbarung vor der Übersendung an das BAFzA um Leistungen wie Unterkunft und Verpflegung oder entsprechende Geldersatzleistungen ergänzen.
Bei Sachleistungen sind die für das jeweilige Kalenderjahr gültigen Beträge nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) einzutragen. Die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft betragen für das Jahr 2023 monatlich 288,- Euro für Verpflegung und 265,- Euro für Unterkunft. Auch bei Teilleistungen gelten die Werte aus der SvEV (z. B. nur Frühstück 60,00 Euro mtl.).

3. Bestätigung des Dienstbeginns

Zur Auszahlung des Zuschusses benötigt das Bundesamt die unverzügliche Mitteilung über die Aufnahme des BFDnach erfolgtem Dienstbeginn (Vordruck im Informationsportal der Zentralstelle BAFzA).

Die Genehmigung der BFD-Vereinbarung behält auch bei einer späteren Einreise ihre Gültigkeit. Der Dienst kann jederzeit innerhalb des genehmigten Zeitraums begonnen werden. Hat das Bundesamt bereits eine Vereinbarung genehmigt und ist die vereinbarte Dienstzeit noch nicht abgelaufen, kann wegen der zeitlichen Überschneidung keine weitere Vereinbarung abgeschlossen werden.
Die Meldung des Dienstbeginns muss unmittelbar nach der Dienstaufnahme an das Referat 203 (referat-203[at]bafza.bund.de) übersandt werden. Sollte das geplante Dienstzeitende z.B. aufgrund einer verspäteten Einreise nach hinten verschoben werden oder die restliche Dienstzeit beträgt weniger als 6 Monate, muss die Dienstantrittsmeldung stattdessen an die ZST BAFzA (BFD-ZST[at]bafza.bund.de) geschickt werden.

Falls die Bestätigung über den tatsächlichen Dienstbeginn nicht innerhalb eines Monats eingeht, er-folgt aus verwaltungstechnischen Gründen eine Änderung des Status auf „BFD nicht angetreten/gekündigt“. Die BFD-Vereinbarung als Vertrag ist dennoch weiterhin gültig.

4. Verlängerung

Auch für den Verlängerungszeitraum muss das Vorliegen einer gültigen Beschäftigungserlaubnis für die Ableistung des BFD sichergestellt werden. Diese Prüfung obliegt der EST. Der schriftliche Verlängerungsantrag muss beim Bundesamt rechtzeitig vor dem ursprünglichen Dienstende eingehen, da nach Ablauf der ursprünglichen Dienstzeit eingegangene Anträge nicht genehmigt werden können.

5. Geflüchtete/Asylsuchende mit Wohnsitz in Deutschland/Geduldete

Auch Geflüchtete, bzw. Personen, die ein Asylverfahren durchlaufen oder aber mit einer Duldung in Deutschland leben, können BFD leisten, sofern ihnen eine Erwerbstätigkeit erlaubt ist. Die Einsatz-stelle trägt die Verantwortung für das Vorliegen einer entsprechenden Beschäftigungserlaubnis zu Beginn des BFD. Eine Kennzeichnung als visumspflichtige Person ist für diesen Personenkreis nicht erforderlich. Sollte zu Beginn des BFD keine Beschäftigungserlaubnis vorliegen, darf der BFD nicht aufgenommen werden. Außerdem muss die EST das BAFzA unverzüglich informieren, damit die Zuschusszahlung ausgesetzt werden kann.

Wir bedanken uns für die Beachtung der Hinweise. Bei Rückfragen erreichen Sie unser Service-Telefon unter der Telefonnummer 0221 3673-2650.

Mit freundlichen Grüßen

Zentralstelle BAFzA (Referat 205)