Wie auch in den vergangenen Jahren hat das Durchführungsreferat 203 im Bundesamt alle Zentralstellen im Hinblick auf das bevorstehende Sommerhoch über Neuigkeiten informiert sowie an bestehende Arbeitsprozesse und Fristen erinnert. Diese Hinweise möchten wir an Sie mit der Bitte um Beachtung weitergeben.

Dadurch unterstützen Sie eine schnelle Bearbeitung im Bundesamt.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an die regional zuständige Ansprechperson (Beraterin bzw. Berater im BFD) wenden. Diese entnehmen Sie bitte der Internetseite www.bundesfreiwilligendienst.de/bundesfreiwilligendienst/beraterinnen-und-berater.html

I. Allgemeine Hinweise

1. Grundsätzliches

• Bitte versehen Sie aus Gründen der Zuordnung alle E-Mails und Schreiben mit der Freiwilligenkennung (ID) der freiwilligen Person.
• Senden Sie aus Datenschutzgründen keine Schreiben oder E-Mails, die mehrere freiwillige Personen betreffen, sondern erstellen Sie für jede Person eine separate Mitteilung.
• Kündigungs- und Auflösungsgesuche, Informationen zu nicht erfolgtem oder geändertem Dienstantritt sowie zu Tagen ohne Erstattungsanspruch können Sie wegen ihrer Zahlungsrelevanz unverzüglich per E-Mail an referat-203[at]bafza.bund.de senden.
• Im Informationsportal der Zentralstelle unter www.bafza.de/zentralstelle stehen verschiedene Vordrucke (u. a. zur Änderung, Auflösung und Verlängerung) zur Verfügung.
• Dienstzeitbescheinigungen senden Sie bitte an BFD-ZST[at]bafza.bund.de.

2. Freiwilligenvereinbarungen

Vereinbarungen sind unverzüglich nach Buchung in der BFD-Online-Anwendung, vollständig ausgedruckt und mit den erforderlichen Unterschriften versehen bei der Zentralstelle BAFzA einzureichen. Nur so kann eine rechtzeitige Bearbeitung gewährleistet werden.

Wird die Korrektur oder Ergänzung einer Vereinbarung erbeten und Sie stellen bei der Überarbeitung fest, dass der geplante Dienstbeginn wegen des zeitlichen Verzugs nicht eingehalten werden kann, wird aus Gründen der Rechtssicherheit eine Anpassung der Dienstzeiten empfohlen. Beachten Sie dabei, dass die Änderung von der Einsatzstelle und der freiwilligen Person unterschrieben sein muss.

Eine kurzfristige nachträgliche Änderung des Dienstbeginns auf ein Datum, welches vor dem ursprünglich genehmigten Dienstbeginn liegt, ist nicht möglich.

Bitte überprüfen Sie bei Buchung der Vereinbarung, ob die richtigen Abrechnungsstellen für Taschengeld und Sozialversicherungsbeiträge sowie für die Bildungspauschale im Datenstand hinterlegt sind. Nur der Rechtsträger kann Abrechnungsstellen beim Bundesamt (Referat 202) eintragen oder ändern lassen. Nehmen Sie ggf. Kontakt zum Rechtsträger auf, damit dieser die erforderlichen Änderungen veranlasst. Ein Formular zur Beantragung neuer Abrechnungsstellen für Einsatzstellen finden Sie in unserem Informationsportal bei den Downloads.

Übersenden Sie eine ausreichende Anzahl von Ausfertigungen (insbesondere bei internationalen Freiwilligen). Grundsätzlich ist die Vereinbarung dreifach auszufertigen, da ein Exemplar im Bundesamt verbleibt.

3. Teilzeit unter 27 Jahren

Teilzeit unter 27 Jahren ist nur bei Vorliegen eines berechtigten Interesses möglich. Füllen Sie zum Nachweis den entsprechenden Vordruck aus. Bei Teilzeit ist das Taschengeld zu kürzen.

4. Vordienstzeiten

Prüfen Sie vor Abschluss der Vereinbarung stets, ob die freiwillige Person bereits einen BFD oder einen Freiwilligendienst nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz geleistet hat. Diese Dienstzeiten werden auf die zulässige Gesamtdauer angerechnet.

5. Sachleistungen

Stellt die EST unentgeltlich Unterkunft oder Verpflegung zur Verfügung, sind die für das jeweilige Kalenderjahr gültigen Beträge nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung in der Freiwilligenvereinbarung einzutragen.

6. Verlängerungen, zweite Vereinbarungen, Änderungen und Kontingentprüfung

Verlängerungsanträge müssen vor dem regulären Dienstende im Bundesamt eingehen. Verspätet eingegangene Anträge können nicht genehmigt werden. Achten Sie darauf, dass Verlängerungen und Änderungen durch die Zentralstelle geprüft und durch Stempel und Unterschrift „Einverstanden und Kontingent geprüft“ bestätigt werden müssen.

Fügen Sie coronabedingten zweiten Vereinbarungen unbedingt das bei den Downloads vorhandene ausgefüllte Formular „Zusatzerklärung für neue Vereinbarungen über weitere sechs Dienstmonate aufgrund der Corona-Pandemie“ bei.

Sollte ausnahmsweise im Einzelfall eine coronabedingte Verlängerung (maximal sechs Monate) auf über 18 Monate Gesamtdienstzeit beantragt werden, fügen Sie unbedingt die „Erklärung über ein besonderes pädagogisches Konzept“ bei.

Übersenden Sie alle Dokumente in einem Vorgang und achten Sie auf ausreichend zeitlichen Vorlauf. Die Verlängerung kann erst nach Abnahme des Konzeptes durch das zuständige Referat 301 genehmigt werden.

Verlängerungen aufgrund der Corona-Pandemie und zweite Vereinbarungen über weitere sechs Dienstmonate aufgrund der Corona-Pandemie können bis zum 30.09.2022 erfolgen. Diese Verlängerungsanträge werden akzeptiert, wenn die aktuelle Dienstzeit spätestens am 30.09.2022 endet und müssen so rechtzeitig eingehen, dass sie bis zum 30.09.2022 noch genehmigt werden können.

Zweite Vereinbarungen werden ebenfalls mit einem Dienstbeginn bis einschließlich 01.10.2022 akzeptiert und müssen so frühzeitig in der Zentralstelle BAFzA eingehen, dass eine Bearbeitung, auch im Hinblick auf die Prüfung des pädagogischen Konzepts, rechtzeitig vor dem vorgesehenen Dienstbeginn möglich ist.

Änderungsanträge benötigen die Unterschrift der Einsatzstelle und der freiwilligen Person. Sie werden erst mit der schriftlichen Bestätigung durch das Bundesamt wirksam. Rückwirkende Änderungen sind nicht möglich (ausgenommen SV-Beiträge).

Bei minderjährigen Freiwilligen muss die Erklärung über die beabsichtigte Verlängerung oder Änderung auch durch die erziehungsberechtigte Person unterschrieben werden.

7. Wechsel der Einsatzstelle

Während einer laufenden Vereinbarung kann die Einsatzstelle nicht gewechselt werden. Es besteht lediglich die Möglichkeit, die laufende Vereinbarung zu beenden und anschließend eine neue Vereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von sechs Monaten in der BFD-Online-Anwendung zu buchen. Bitte kennzeichnen Sie den Vorgang als „Wechsel der Einsatzstelle“. Beachten Sie dabei, dass ausreichend Vorlaufzeit zur Bearbeitung bestehen muss.

Um eine nahtlose Bearbeitung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, vorab mit der zuständigen Beraterin bzw. dem zuständigen Berater Kontakt aufzunehmen.

8. Kündigungen

Die Kündigung der Freiwilligenvereinbarung bedarf der Schriftform und kann nur durch die Vertragsparteien (Bundesamt und freiwillige Person) erfolgen.

Kündigt die freiwillige Person, so ist ihre Unterschrift und bei minderjährigen Freiwilligen zusätzlich die Unterschrift der/des Erziehungsberechtigten erforderlich.

Die Einsatzstelle kann die Kündigung beim Bundesamt unter Angabe einer Begründung beantragen. Anträge auf Kündigung sind mit der Unterschrift der Einsatzstelle oder ihres Rechtsträgers zu versehen. Das Bundesamt entscheidet, ob ordentlich oder ggf. fristlos gekündigt wird und legt den Kündigungstermin unter Berücksichtigung der geltenden Fristen fest.

9. Auflösungen

Eine Auflösung der Vereinbarung erfolgt im Einvernehmen zwischen der Einsatzstelle und der freiwilligen Person. Sie wird erst nach Bestätigung durch das Bundesamt wirksam.

Die Auflösung ist mit den Unterschriften der Einsatzstelle bzw. des Rechtsträgers und der freiwilligen Person zu versehen. Bei minderjährigen Freiwilligen ist zusätzlich die Unterschrift einer erziehungsberechtigten Person erforderlich.

Teilt die freiwillige Person Ihnen mit, den Dienst beenden zu wollen, leiten Sie diesen Wunsch mit dem Zusatz „Einverstanden“ an das Bundesamt weiter, damit er als Auflösung bearbeitet werden kann.

Bei den Downloads wird ein Muster für eine Auflösung der Vereinbarung angeboten.

10. Dienstzeitbescheinigung (DZB) / Dienstzeugnis bei vorzeitiger Beendigung

Bei vorzeitiger Beendigung des BFD können DZB und Dienstzeugnis durch die EST erst ausgestellt werden, nachdem die Bestätigung der vorzeitigen Beendigung durch das Bundesamt vorliegt.

Dienstbeginn und -ende müssen mit den Daten im Vertrag und der bestätigten vorzeitigen Beendigung übereinstimmen.

II. Besonderheiten bei internationalen Freiwilligen

Für die Bearbeitung der internationalen Freiwilligenvereinbarungen möchten wir Ihnen gerne noch ein paar Besonderheiten mit auf den Weg geben:

1. Kennzeichnung mit „Visum“

Kennzeichnen Sie die Vereinbarungen von internationalen Freiwilligen, die ein Visum oder eine Beschäftigungserlaubnis benötigen (auch Au-Pair) unbedingt auf der obersten Seite (Präambel) deutlich sichtbar mit dem Zusatz „Visum“. Dies gilt abweichend auch für EU-/EWR-Staatsangehörige, sofern sie ihren Wohnsitz nicht in Deutschland haben. So kann die Vereinbarung durch das Bundesamt bevorzugt bearbeitet werden.

Planen Sie in jedem Fall ausreichend Bearbeitungs- und Versandzeit zwischen Posteingang und Botschaftstermin bzw. Dienstbeginn ein.

2. Kostenerstattung

Zur Auszahlung des Zuschusses benötigt das Bundesamt grundsätzlich:

• die unverzügliche schriftliche Mitteilung über die Aufnahme des Bundesfreiwilligendienstes nach Einreise und erfolgtem Dienstbeginn in Deutschland (als gültiger Dienstbeginn zählen auch der Einreisetag, Feiertage, Wochenendtage oder ggf. der erste Seminartag),
• die Wohnanschrift ggf. c/o-Adresse der freiwilligen Person während der Dienstzeit,
• zur Rechtswirksamkeit der Vereinbarung spätestens zu Dienstbeginn eine von der freiwilligen Person unterschriebene Ausfertigung.

Übersenden Sie die Meldung des Dienstantritts möglichst gebündelt mit einer evtl. Dienstzeitänderung und der Angabe der deutschen Wohnadresse.

3. Verschiebung von Dienstbeginn/Dienstende

Die Genehmigung der Freiwilligenvereinbarung behält auch bei einer späteren Einreise ihre Gültigkeit. Der Dienst kann jederzeit innerhalb des genehmigten Zeitraums beginnen.

Zur Unterstützung der Visumserteilung bei Freiwilligenvereinbarungen mit verstrichenem Dienstbeginn hat das Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend (BMFSFJ) am 11.03.2021 ein Schreiben zur Vorlage bei den Botschaften verfasst. Es steht unter den Downloads zur Verfügung.

Die Anpassung der Vertragsdaten erfolgt aus verwaltungstechnischen Gründen erst, wenn die Freiwilligen ihren BFD in der Einsatzstelle auch tatsächlich angetreten haben. Davor kann eine Änderung durch das Bundesamt nicht bestätigt werden.

Bei vorzeitiger Ausreise der freiwilligen Person aus Deutschland muss die Vereinbarung mit allen erforderlichen Unterschriften rechtzeitig aufgelöst werden. Dies ist dem Bundesamt mitzuteilen.

4. Dienstzeitüberschneidung

Hat das Bundesamt bereits eine Vereinbarung genehmigt und ist die vereinbarte Dienstzeit noch nicht abgelaufen, kann wegen zeitlicher Überschneidung keine weitere Vereinbarung abgeschlossen werden. Eine neue Vereinbarung kann für den Zeitraum eingereicht werden, der sich an die bereits genehmigte Dienstzeit unmittelbar anschließt.

5. Verlängerung

Auch für den Verlängerungszeitraum muss das Vorliegen einer gültigen Beschäftigungserlaubnis sichergestellt werden. Diese Prüfung obliegt der Einsatzstelle.

Der schriftliche Verlängerungsantrag muss beim Bundesamt rechtzeitig vor dem ursprünglichen Dienstende eingehen, da die Verlängerung ansonsten nicht mehr genehmigt werden kann. Dies könnte Auswirkungen für den Aufenthaltsstatus der freiwilligen Person haben.

6. Ukrainische Flüchtlinge

Flüchtlinge aus der Ukraine haben einen besonderen ausländerrechtlichen Status. Wir gehen davon aus, dass vor Beginn der Vereinbarung eine Beschäftigungserlaubnis für den BFD vorliegt. Deshalb ist eine Kennzeichnung mit „Visum“ nicht erforderlich. Sollte zu Beginn des BFD keine Beschäftigungserlaubnis vorliegen, muss die Einsatzstelle/die Zentralstelle dies dem Bundesamt unverzüglich mitteilen. Bitte beachten Sie, dass aus Gründen der Fürsorge ein Einsatz minderjähriger Freiwilliger im BFD im Bereich der Flüchtlingshilfe nicht vorgesehen ist. Diese Regelung gilt auch für die Entsendung von minderjährigen Freiwilligen im Rahmen der Einsatzbereichserweiterung.

Wir bedanken uns für die Beachtung der Hinweise. Bei Rückfragen erreichen Sie unser Service-Telefon unter der Telefonnummer 0221 3673-2650.

Mit freundlichen Grüßen

Zentralstelle BAFzA (Referat 205)